KVKK İlgili Kişi Başvuru Formu

1. Formun amacı ve dayanağı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (“Kanun”) 11. maddesi, kişisel verisi işlenen herkese veri sorumlusuna başvurarak belirli haklarını kullanma imkânı tanır. Kanun'un 13. maddesi ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) ise bu başvurunun nasıl yapılacağını ve nasıl yanıtlanacağını düzenler. Bu form, başvurunuzun eksiksiz olması ve hızlı sonuçlandırılabilmesi için hazırlanmıştır. Formu kullanmanız zorunlu değildir; Tebliğ'de aranan bilgileri içeren her başvuru değerlendirilir.

Kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiğine ilişkin ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni içinde yer alır.

2. Veri sorumlusu

3. Başvuru yolları

Başvurunuzu aşağıdaki yollardan biriyle ve Türkçe olarak iletebilirsiniz. Telefon görüşmeleri ve WhatsApp mesajları Tebliğ'de sayılan başvuru yöntemleri arasında yer almadığından, bu kanallardan bize ulaştığınızda talebinizi kayıt altına alabilmemiz ve kimliğinizi doğrulayabilmemiz için sizi aşağıdaki yollara yönlendiririz.

4. Kimlik doğrulama

Kişisel veriler ancak sahibine veya yetkili temsilcisine açıklanabilir. Kanun'un 12. maddesindeki veri güvenliği yükümlülüğü gereği, başvuru sahibinin ilgili kişi olduğunu doğrulamamız gerekir. Bu doğrulama aşağıdaki esaslarla yapılır:

• Yazılı başvurularda ıslak imza, güvenli elektronik imza ve mobil imzalı başvurularda imzanın kendisi, başvuruda verilen kimlik bilgilerinin kayıtlarımızla eşleşmesiyle birlikte kimlik doğrulaması için yeterli kabul edilir. Kimlik belgesi sureti eklemek isteğe bağlıdır.
• Sistemde kayıtlı e-posta adresinden yapılan başvurularda, e-posta adresinin hesabınızda kayıtlı adresle aynı olması aranır.
• Başvuruda verilen bilgiler kayıtlarımızla eşleşmezse, yalnız kimliğinizi doğrulamaya yetecek ölçüde ek bilgi isteyebiliriz. Bu durumda yanıt süresi, eksik bilginin tamamlanmasıyla birlikte değerlendirilir.
• Kimlik doğrulaması için Kanun ve Tebliğ'de öngörülmeyen ek bir masraf (ör. noter onayı zorunluluğu) yüklenmez.
• Başvuruya eklenen kimlik belgesi suretinde, başvurunun sonuçlandırılması için gerekmeyen bilgileri (ör. kimlik kartının arka yüzündeki bilgiler) kapatabilirsiniz.

5. Başvuru sahibi bilgileri

Tebliğ'in 5. maddesi uyarınca başvuruda bulunması gereken bilgiler ve her alana yazılacak bilgi aşağıda gösterilmiştir:

6. Yox Yazılım ile ilişkiniz

Başvurunuzu doğru kayıtlarla eşleştirebilmemiz için ilişki türünüzü belirtiniz. Birden fazla seçenek işaretlenebilir.

• eticaretcim.com site ziyaretçisi
• Demo, iletişim, ücretsiz kanal taraması veya erken erişim formu gönderen kişi
• Bülten abonesi veya ticari elektronik ileti alıcısı
• eticaretcim panelinde hesabı bulunan Satıcı veya Satıcı yetkilisi (hesabın bağlı olduğu şirket adını belirtiniz)
• Bir Satıcı hesabına tanımlı ekip kullanıcısı (bağlı olduğunuz Satıcı'yı belirtiniz)
• Bir Satıcı'nın pazaryeri veya diğer satış kanallarından alışveriş yapan müşteri (alışveriş yaptığınız Satıcı'yı belirtiniz)
• Online mağaza Alıcısı (hizmet kullanıma açıldığında)
• Online mağaza Satıcısı (hizmet kullanıma açıldığında)
• Diğer (ilişkinizi kısaca açıklayınız)

Bir Satıcı'nın pazaryeri veya web sitesinden alışveriş yaptıysanız, bu siparişe ait verileriniz bakımından veri sorumlusu ilgili Satıcı'dır; Yox Yazılım bu verileri yalnızca Satıcı adına veri işleyen olarak işler. Başvurunuzu doğrudan Satıcı'ya yapmanızı öneririz. Yox Yazılım'a ulaşan böyle bir başvuru gecikmeksizin ilgili Satıcı'ya iletilir ve size bilgi verilir.

7. Talep türleri

Kullanmak istediğiniz hakkı aşağıdaki tablodan seçerek talep konusu alanında belirtiniz. Talebinizi ne kadar açık yazarsanız (ör. hangi veri, hangi dönem, hangi hesap), o kadar hızlı sonuçlandırabiliriz.

Silme talepleri, Kanun'un 7. maddesi uyarınca verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkmış olmasına bağlıdır. Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu veya diğer mevzuat uyarınca saklamakla yükümlü olduğumuz kayıtlar (ör. faturalar, ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları) kanuni saklama süresi dolmadan silinemez; bu durumda gerekçesi size açıklanır ve kanuni süre sonunda veriler resen silinir veya anonim hâle getirilir.

8. Vekil veya temsilci aracılığıyla başvuru

• Başvuruyu bir vekil aracılığıyla yapıyorsanız, vekilin yetkisini gösteren vekâletnameyi başvuruya ekleyiniz.
• On sekiz yaşından küçükler ve kısıtlılar adına başvuru, veli veya vasi tarafından, velayet veya vesayeti gösteren belgeyle birlikte yapılır.
• Bir şirket veya kurum adına yapılan talepler Kanun'un 11. maddesi kapsamında değildir; Kanun yalnız gerçek kişilerin kişisel verilerini korur. Şirket hesabına ilişkin talepler için [email protected] adresine yazabilirsiniz.

9. Yanıt süresi ve yanıtın iletilmesi

• Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve Kanun'un 13. maddesi ile Tebliğ'in 6. maddesi uyarınca en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Süre, başvurunun Yox Yazılım'a ulaştığı veya yazılı başvurularda tebliğ edildiği tarihten itibaren işler.
• Talebiniz kabul edilir veya gerekçesi açıklanarak reddedilir. Talep kabul edilirse gereği en kısa sürede yerine getirilir ve size bilgi verilir.
• Yanıt, başvuruda tercih ettiğiniz yolla yazılı olarak veya elektronik ortamda iletilir. Tercih belirtmezseniz yanıt, başvurunun geldiği yolla gönderilir.
• Tebliğ'in 6. maddesi uyarınca yanıt yazısında; veri sorumlusunun bilgileri, başvuru sahibinin adı, soyadı, kimlik ve iletişim bilgileri ile tebligat adresi, talep konusu ve Yox Yazılım'ın başvuruya ilişkin açıklamaları yer alır.

Yanıtın iletilmesini istediğiniz yolu belirtiniz: sistemde kayıtlı e-posta adresinize, başvuruda belirttiğiniz tebligat adresine posta ile ya da Yox Yazılım adresinden elden teslim.

10. Ücret

Başvurular kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır. Kanun'un 13. maddesi ve Tebliğ'in 7. maddesi uyarınca yalnızca aşağıdaki durumlarda ücret alınabilir:

• Yanıtın yazılı olarak verilmesi hâlinde on sayfaya kadar ücret alınmaz; on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk lirası işlem ücreti alınabilir.
• Yanıtın CD veya flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi hâlinde alınabilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez.
• Başvurunun Yox Yazılım'ın hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret iade edilir.

Ücret gerektiren bir durum oluşursa, işlem yapılmadan önce tutar size bildirilir.

11. Başvurunun reddedilebileceği hâller

• Başvuru sahibinin ilgili kişi veya yetkili temsilcisi olduğunun doğrulanamaması,
• Talebin başka kişilerin hak ve özgürlüklerini ihlal edecek olması (ör. başka bir kişinin kişisel verilerinin açıklanmasını gerektirmesi),
• Kanun'un 28. maddesinde sayılan ve Kanun'un ya da 11. maddedeki hakların uygulanmadığı hâllerden birinin bulunması,
• Silme talebinde verilerin kanuni saklama yükümlülüğü kapsamında bulunması,
• Talep edilen verilerin Yox Yazılım tarafından işlenmemesi veya Yox Yazılım'ın yalnız veri işleyen olduğu verilere ilişkin olması (bu durumda başvuru veri sorumlusuna iletilir).

Ret kararı her durumda gerekçesiyle birlikte bildirilir.

12. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde, Kanun'un 14. maddesi uyarınca cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz. Veri sorumlusuna başvuru yolu tüketilmeden Kurul'a şikâyet yoluna gidilemez. Kişilik hakları ihlal edilenlerin genel hükümlere göre tazminat hakkı saklıdır.

13. Başvuru kapsamında işlenen kişisel veriler

Başvurunuzda yer alan kimlik, iletişim ve talep bilgileri, yalnızca başvurunuzun değerlendirilmesi, kimliğinizin doğrulanması, size yanıt verilmesi ve başvuru sürecinin ispatı amacıyla, Kanun'un 5. maddesinin ikinci fıkrasının (ç) bendi (hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi) ve (e) bendi (bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Başvuru kayıtları, olası bir Kurul incelemesi veya uyuşmazlıkta ispat için gerekli süre boyunca saklanır, ardından silinir veya anonim hâle getirilir.

14. Başvuru sahibinin beyanı

Formu imzalayarak veya imzalı elektronik başvuru göndererek aşağıdaki beyanı vermiş olursunuz:

Bu başvuruda verdiğim bilgilerin doğru ve güncel olduğunu, başvuruyu kendi kişisel verilerim için ya da yetkili temsilcisi olduğum kişi adına yaptığımı beyan ederim. Kimliğimin doğrulanması için gerekli olması hâlinde Yox Yazılım'ın benden ek bilgi isteyebileceğini, yanlış veya eksik bilgi verilmesi hâlinde başvurunun sonuçlandırılamayabileceğini ve başkasının kişisel verilerine yetkisiz erişim amacıyla yapılan başvurulardan doğacak sorumluluğun bana ait olduğunu bildiğimi kabul ederim.