Pazaryeri sipariş yönetimi:
bütün kanallar tek listede.

Pazaryeri sipariş yönetimi: siparişin ilk dakikasından iadesine kadar

Pazaryeri sipariş yönetimi, birden fazla kanaldan gelen siparişleri tek yerde görmek, doğru sırayla hazırlamak, faturalamak, kargoya vermek ve iade sürecine kadar izlemek demektir. İki kanalda günde birkaç siparişle bu iş paneller arasında gidip gelerek yürüyebilir; kanal ve sipariş sayısı arttıkça gözden kaçan bir sipariş gecikme, iptal ya da yanlış ürün gönderimi olarak geri döner. Aşağıda sipariş akışını aşama aşama ele alıyor, her aşamada nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve panelde bunun nasıl karşılık bulduğunu anlatıyoruz.

Pazaryeri sipariş yönetimi nedir, neden ayrı bir iş?

Kendi sitenizde siparişin kuralını siz koyarsınız. Pazaryerinde ise her kanalın kendi statü adları, kendi fatura bildirimi, kendi kargo ve iptal kuralları vardır. Bir kanal siparişi "işleme alındı" diye gösterirken öteki aynı aşamayı farklı adlandırır; birinde fatura numarasını bildirmeniz beklenir, ötekinde faturayı PDF olarak yüklemeniz. Sipariş yönetim sistemi bu farklılıkları tek bir dile çevirir: siz yalnızca "bu sipariş hangi aşamada ve sıradaki adım ne" sorusuyla ilgilenirsiniz.

Ayrı bir iş olmasının ikinci sebebi zamandır. Pazaryerleri sipariş sonrası belirli bir süre içinde kargoya verilmesini bekler ve geciken gönderimler satıcı performansına yansır. Süreler kanala ve ürüne göre değiştiği için en sağlıklısı güncel değeri her kanalın satıcı panelinden kontrol etmektir. Sipariş tek listede durduğunda hangi siparişin süresinin daraldığını kanal kanal aramak zorunda kalmazsınız.

• Görünürlük: Bütün kanalların siparişi tek listede, aynı statü adlarıyla.
• Sıra: Önce hangi siparişin hazırlanacağı, gecikme riski taşıyanların öne çıkması.
• Tutarlılık: Fatura ve takip numarasının her kanala doğru biçimde iletilmesi.
• İz: Siparişin iade veya iptalle bittiği durumda stok ve hesap kaydının da düzelmesi.

Sipariş durumları: Yeni'den Teslim'e siparişin yaşam döngüsü

Pazaryeri sipariş yönetiminde ortak bir dil kurmanın ilk adımı statüleri sadeleştirmektir. Panelde her sipariş beş ana aşamadan geçer. Aşağıdaki tablo her aşamada sizin ne yapmanız gerektiğini ve sık yapılan hatayı özetliyor.

Pazaryerinde sipariş statüsünü kim günceller?

Her aşamayı satıcı değiştirmez. Örneğin Trendyol'un geliştirici dokümanına göre satıcı bir paket için yalnızca iki statü bildirebilir: önce "Picking" (işleme alındı), ardından fatura numarasıyla "Invoiced" (faturalandı). Diğer statülere paket sistem tarafından geçirilir; "Shipped" (kargoya verildi) bildirilen paketi müşteri artık iptal edemez. Aynı dokümana göre fatura bildirimi, müşteri kaynaklı iptal taleplerinin Trendyol müşteri hizmetlerine ulaşmasını önlemede referans olarak kullanılır; bu yüzden faturalama adımını atlamamak önemlidir. Kanal özelinde ayrıntılar için Trendyol entegrasyonu sayfasına bakabilirsiniz.

Günlük sipariş takibi için kontrol listesi

İyi işleyen bir sipariş yönetimi düzenli tekrarlanan küçük kontrollere dayanır. Aşağıdaki sıra, çoğu satıcının bir iş gününe sığdırabileceği bir rutin. Saatleri kendi kargo teslim saatinize göre kaydırın.

1. Güne geciken sipariş uyarılarıyla başlayın; süresi daralan siparişleri listenin başına alın.
2. Yeni siparişleri onaylayın. Otomatik onay açıksa yalnızca istisnalara (adres eksikliği, not içeren sipariş) bakın.
3. Hazırlanacak siparişleri ürün ya da raf sırasına göre filtreleyip toplu toplama yapın.
4. Faturaları toplu kesin ve kanala bildirildiğini kontrol edin.
5. Kargo etiketlerini toplu basın, paketleri kargo saatinden önce hazır edin.
6. Gün sonunda Kargolandı'ya geçmeyen siparişleri ve açık iade taleplerini gözden geçirin.

Sipariş otomatik onayı ne zaman açılmalı?

Stoğunuz panelde güvenilir biçimde tutuluyorsa ve siparişlerin büyük kısmı standart ürünlerse otomatik onay rutinden zaman kazandırır. Kişiye özel üretim, ön sipariş ya da sık stok sayımı farkı yaşadığınız ürünlerde ise elle onay daha güvenlidir; çünkü onaylanan ama gönderilemeyen sipariş iptalle sonuçlanır.

Geciken sipariş uyarısı nasıl okunur?

Uyarı listesi "hangi sipariş riskte" sorusunu yanıtlar. Aynı ürünün sürekli bu listeye girmesi genellikle tedarik ya da paketleme sorununa işaret eder; tek tek siparişlerden çok bu tekrar eden deseni çözmek gerekir.

Sipariş gelince stok bütün kanallarda nasıl düşer?

Sipariş yönetimi stok yönetiminden ayrı düşünülemez. Bir kanaldan gelen sipariş, aynı ürünün diğer kanallardaki stoğunu da düşürmelidir; aksi hâlde son birim iki farklı kanalda iki kez satılır. Panelde her ürün tek bir stok kartından yönetildiği için sipariş geldiğinde stok bu karttan düşer ve stok ve fiyat senkronu diğer kanalları bu yeni rakama göre günceller.

Paket ve set ürün siparişinde stok hangi birimden düşer?

5'li ya da 10'lu paketlerle satış yapıyorsanız siparişin hangi stok biriminden düşeceği önemlidir. Panelde paket seçenekleri tek stok biriminden yönetilir: 10'lu paketten bir sipariş geldiğinde ana stoktan 10 adet düşer. Set ürünlerde ise sipariş, setin bileşenlerinden düşülür; böylece setin ve bileşenlerinin stoğu aynı kayıttan izlenir.

• Kritik stok uyarısı, sipariş akışı sürerken azalan ürünü zamanında görmenizi sağlar.
• Stok çakışmaları listesi, kanallar arasında farklı görünen stokları tek ekranda toplar.
• Varyantlı ürünlerde stok, beden ve renk gibi varyant düzeyinde tutulur.

Aşırı satışı önlemek için daha ayrıntılı bir kontrol listesi isterseniz çok kanallı stokta aşırı satış rehberi bu konuyu adım adım ele alıyor.

Toplu fatura ve kargo etiketi nasıl hazırlanır?

Sipariş başına fatura kesip etiket basmak, günde birkaç siparişte bile tekrar eden bir iştir. Panelde siparişleri seçip faturaları ve kargo etiketlerini toplu oluşturabilirsiniz. Toplu işlemler ve kural motoru Büyüme paketinden itibaren kullanılabilir.

Siparişe e-Arşiv fatura kesmek ve pazaryerine yüklemek

Siparişe e-Arşiv ya da e-Fatura otomatik kesilebilir ve kanal destekliyorsa fatura PDF'i pazaryerine yüklenir. Bağlı muhasebe programı ve fatura ayarları için e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu sayfasını inceleyin. Fatura tutarının kanaldaki sipariş tutarıyla aynı olduğunu, özellikle kampanyalı siparişlerde, ilk haftalarda kontrol etmenizi öneririz.

Kargo etiketini basmak ve takip numarasını pazaryerine iletmek

Kendi kargo sözleşmenizle bağlanabilir, birincil kargo firmanızı seçebilir ve barkodlu etiketi panelden basabilirsiniz. Takip numarası pazaryerine iletilir; alıcı kargoyu kanal üzerinden izler. Hangi firmaların bağlanabildiğini kargo entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.

Pazaryeri iptal ve iade talepleri nasıl yönetilir?

Sipariş teslim edildiğinde iş bitmez. İade, değişim ve iptal talepleri çoğu satıcının en az takip ettiği, para kaybının da en sık yaşandığı bölümdür. Panelde kanallardan gelen iade ve talepler ayrı bir kutuda toplanır; böylece her kanalın iade ekranına tek tek girmeniz gerekmez.

• İade gelen ürünü kontrol edip satılabilir durumdaysa stoğa geri alın; kusurluysa ayrı kaydedin.
• Aynı ürünün sık iade edilmesi ürün açıklaması, beden tablosu ya da paketlemede bir soruna işaret eder.
• İptal edilen siparişin faturası kesildiyse muhasebe tarafında karşılığını oluşturmayı unutmayın.
• İade kargosu ve iade edilen siparişin komisyonunun hesabınıza doğru yansıdığını kontrol edin.

Son madde çoğu zaman atlanır. İade edilen bir siparişte kesilen kargo bedeli ya da komisyon hakedişe yanlış yansıyabilir. Panelin hakediş mutabakatı özelliği sipariş bazında fazla komisyonu, fazla kargo kesintisini ve ödenmeyen hakedişleri listeler; iade sürecini bu kontrolle kapatmak, siparişin hesabını gerçekten bitirmek anlamına gelir.

Sipariş raporlarıyla kanal ve ürün kârlılığını okumak

Sipariş listesi yalnızca günlük iş listesi değildir; doğru okunduğunda hangi kanalın, hangi ürünün kazandırdığını da söyler. Siparişleri Excel ya da CSV olarak dışa alabilir, kendi tablolarınızda çalışabilirsiniz. Profesyonel paketten itibaren gelişmiş raporlarla ürün ve kanal bazında kâr ile kesintiler doğrudan panelde görünür.

Sipariş raporunda sorulması gereken dört soru

• Hangi kanal sipariş sayısında önde ama net kârda geride?
• Zarar eden siparişler hangi ürünlerde ve hangi kampanyalarda yoğunlaşıyor?
• Kargo kesintisi, beklediğiniz desi ya da tutarla örtüşüyor mu?
• İade oranı yüksek ürünler hangileri ve bu ürünler kârı nasıl etkiliyor?

Bu sorulara düzenli bakmak, pazaryeri sipariş yönetimini yalnızca operasyon olmaktan çıkarır. Örneğin bir kanalda sipariş sayısı yüksek ama kargo ve komisyon sonrası kâr düşükse, o kanaldaki fiyat farkını yükseltmek ya da düşük tutarlı ürünleri o kanaldan çekmek daha akılcı olabilir. Bu kararı verirken komisyon ve kargo kesintisini sipariş tutarından ayrı ayrı düşerek hesaplamak, kanalları karşılaştırmanın en sağlam yoludur.

Sipariş yönetim programı: aylık sipariş sayısına göre paket seçimi

Paketler aylık sipariş sayısı, kullanıcı sayısı, rapor geçmişi ve kargo entegrasyonu açısından ayrışır. Merkezi sipariş listesi bütün paketlerde vardır; fark, ne kadar siparişi ve kaç kişiyle yöneteceğinizdedir.

Seçim yaparken bugünkü sipariş sayınızı değil, kampanya dönemlerindeki ayı esas alın. Siparişleri birden fazla kişi hazırlıyorsa kullanıcı sayısı da belirleyici olur. Fiyatlar ve diğer limitler için paket karşılaştırması sayfasına bakabilirsiniz. 3 gün ücretsiz deneme süresinde kendi siparişlerinizle akışı görebilir, isterseniz 15 dakikalık bir demo görüşmesi planlayabilirsiniz.