Kargo entegrasyonu:
etiket basılır, takip numarası gider.

Kargo entegrasyonu: siparişten teslimata gönderiyi tek yerden yönetmek

Kargo entegrasyonu, pazaryerinden ya da sitenizden gelen siparişin kargo firmasına gönderi kaydı olarak aktarılması, barkodlu etiketin basılması ve takip numarasının satış kanalına geri yazılması zincirinin tamamıdır. Günde birkaç siparişte bu adımları elle yapmak mümkündür; sipariş sayısı ve kanal sayısı arttıkça yanlış koliye yapışan etiket, eksik takip numarası ve fark edilmeyen fazla desi kesintisi asıl maliyet olur. Bu bölümde iki farklı gönderim modelini, bir siparişin panelde izlediği yolu, desi hesabını, kesinti kontrolünü ve kurulumda en sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Kargo entegrasyonu nedir, hangi işi üstlenir?

Kargo entegrasyonu, satış kanalından gelen siparişin kargo firmasında gönderi kaydı olarak açılması, barkodlu etiketin basılması ve takip numarasının siparişin geldiği pazaryerine ya da siteye geri yazılmasıdır. Pratikte bu iş üç bilgi akışından oluşur. Birincisi, siparişteki alıcı adı, adres, telefon ve paket bilgisinin kargo firmasının sistemine gönderi olarak açılmasıdır. İkincisi, kargo firmasının bu gönderiye verdiği barkodun ve takip numarasının size geri dönmesidir. Üçüncüsü de bu takip numarasının siparişin geldiği pazaryerine ya da e-ticaret sitesine bildirilmesidir; müşterinin "Kargom nerede?" sorusunun cevabı bu son adımda oluşur.

Entegrasyon yoksa aynı bilgi en az üç kez elle yazılır: kargo firmasının şube ekranına ya da web paneline, etikete ve pazaryeri paneline. Her elle giriş bir yazım hatası ihtimali demektir. Yanlış girilmiş bir takip numarası, kargo yolda olduğu hâlde siparişin pazaryerinde gecikmiş görünmesine ve müşterinin iade ya da iptal talebine yol açabilir.

E-ticaret kargo entegrasyonu ile pazaryeri kargo entegrasyonu farkı

Kendi sitenizde kargo firmasını, ücreti ve müşteriye giden bildirimi siz belirlersiniz. Pazaryerlerinde ise kanalın kendi kuralları vardır: bazı siparişlerde pazaryerinin anlaşmalı kargosu ve barkodu kullanılır, bazılarında kendi sözleşmeniz devreye girer. Bu yüzden çok kanallı satışta e-ticaret kargo entegrasyonu ile pazaryeri kargo entegrasyonu aynı ekranda ama kanal kuralına uygun şekilde yürümelidir.

• Gönderi kaydını açmak ve barkodu almak
• Etiketi koli ile eşleştirip yazdırmak
• Takip numarasını satış kanalına bildirmek
• Kargo hareketlerini siparişin üzerinde göstermek
• Kesilen kargo bedelini beklenen bedelle karşılaştırmak

Pazaryerinin anlaşmalı kargosu mu, kendi kargo sözleşmeniz mi?

Pazaryeri satıcılarının çoğu iki modeli birlikte kullanır. İlkinde kanalın anlaşmalı olduğu kargo firması kullanılır; barkod ve takip numarasını pazaryeri üretir, kargo bedeli hakedişinizden kesilir. İkincisinde kendi imzaladığınız kargo sözleşmesiyle gönderirsiniz; barkodu sizin anlaşmanız üretir, takip numarasını pazaryerine sizin bildirmeniz gerekir. Hangi modelin hangi kategoride ve hangi kargo firmasıyla açık olduğu kanala göre değişir, güncel durumu satıcı panelinizden kontrol edin.

Kendi kargo anlaşmanızla gönderimde takip numarası kuralları

Kanalların teknik kuralları sıkıdır. Örneğin Trendyol'un geliştirici dokümanına göre takip numarası bildirilmeden önce paketin "işleme alındı" (Picking) durumuna getirilmesi gerekir; teslim edilmiş, teslim edilemeyen ya da iade olmuş pakette takip numarası güncellenemez; paket bölündüğünde yeni paket ve yeni kargo kodu oluşur ve bu kodun yeniden bildirilmesi gerekir. Bu sıra atlanırsa kanal takip numarasını kabul etmez ve sipariş, kargo yolda olsa bile gecikmiş görünür.

Siparişten teslimata kargo akışı adım adım

Aşağıdaki akış, kendi kargo sözleşmenizle bağlandığınız bir siparişin eticaretcim panelindeki yolunu gösterir. Pazaryerinin anlaşmalı kargosunda barkod kanaldan geldiği için 3. ve 5. adımlar kanal tarafında tamamlanır; geri kalan adımlar aynıdır.

1. Sipariş kanaldan panele düşer ve tek sipariş listesinde "Yeni" olarak görünür; otomatik onay açıksa doğrudan hazırlığa alınır.
2. Ürünler toplanırken sipariş "Hazırlanıyor" durumuna geçer.
3. Siparişe birincil kargo firmanız atanır, gönderi kaydı açılır ve barkod alınır.
4. Fatura kesilir; e-Arşiv veya e-Fatura kullanıyorsanız belge sipariş için otomatik kesilir ve sipariş "Faturalandı" olur.
5. Etiketler toplu olarak yazdırılır, koliye yapıştırılır ve takip numarası pazaryerine gönderilir.
6. Kargo teslim alındığında sipariş "Kargolandı", alıcıya ulaştığında "Teslim" olarak kapanır.
7. Hakediş geldiğinde kesilen kargo bedeli beklenen bedelle karşılaştırılır; fark varsa sipariş işaretlenir.

Fatura adımını kargo adımından önce bitirmek, kolinin içine fatura koymanızı ya da faturayı kanala yüklemenizi kolaylaştırır. Bu sıralamanın ayrıntısını e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu sayfasında anlattık.

Desi hesaplama: kargo maliyetini gönderimden önce görmek

Kargo ücreti çoğu zaman paketin tartıdaki ağırlığına değil, kapladığı hacme göre hesaplanır. Yurt içi gönderilerde yaygın uygulama, santimetre cinsinden en, boy ve yükseklik çarpımının 3000'e bölünmesidir. Örneğin Yurtiçi Kargo'nun fiyat rehberine göre hacim ile gerçek ağırlıktan hangisi büyükse ücrete esas ağırlık o olur; küsurat 0,50 ve üzerindeyse yukarı yuvarlanır, altındaysa atılır. Bölen ve yuvarlama kuralı firmaya ve sözleşmeye göre değişebilir, kendi sözleşmenizdeki değeri esas alın.

Örnek desi hesabı: 40 x 30 x 20 cm koli

40 x 30 x 20 cm ölçülerinde, 3 kg gelen bir koli düşünün. 40 x 30 x 20 = 24.000; 24.000 / 3000 = 8 desi. Paket 3 kg olsa da ücret 8 desi üzerinden hesaplanır. Aynı ürünü 30 x 25 x 15 cm bir koliye sığdırabilirseniz sonuç 3,75 desi olur, yuvarlandığında 4 desi. Yani doğru koli seçimi, aynı ürünün ücrete esas desisini yarıya indirir. Kendi kolinizin desisini ve kilogramla karşılaştırmasını desi hesaplama aracıyla bulabilirsiniz.

Ürün kartına desi yazmak neden önemli?

Desi bilgisi ürün kartında tanımlı değilse, kesilen bedelin doğru olup olmadığını sonradan anlamanın yolu kalmaz. Her ürün için standart koli ölçüsünü ve desisini bir kez girmek, hem kanal kesintisini kontrol etmenizi hem de satış fiyatına kargo payını doğru eklemenizi sağlar.

• Ürünün sevk edildiği kolinin dış ölçüsünü yazın, ürünün kendi ölçüsünü değil.
• Çoklu alımlarda birden fazla ürünün aynı koliye girip girmediğini not edin.
• Kampanya dönemlerinde koli tedarikçisi değişirse ölçüleri güncelleyin.

Kargo kesintisi kontrolü: fazla kesilen kargo bedeli nasıl bulunur?

Pazaryerinin anlaşmalı kargosunu kullandığınızda kargo bedeli hakedişinizden kesilir ve çoğu satıcı bu kalemi tek tek kontrol etmez. Oysa ölçümde fazla desi yazılması, aynı siparişe iki kez kargo bedeli kesilmesi ya da iptal edilen bir siparişte kesintinin geri alınmaması gibi durumlar ay sonunda fark edilir bir tutara ulaşabilir.

eticaretcim'in hakediş mutabakatı kargo kesintisini sipariş bazında kontrol eder ve beklenenden fazla kesilen siparişleri "fazla kargo kesintisi" olarak ayrı listeler. Kanala itiraz ederken hangi siparişlere bakacağınızı bu listeden görürsünüz. Komisyon, kargo ve ödenmeyen hakedişlerin birlikte nasıl kontrol edildiğini hakediş ve komisyon kontrolü sayfasında, hesabın el ile nasıl yapılacağını ise komisyon ve kargo kesintisi hesaplama rehberinde bulabilirsiniz.

İade kargosu, değişim ve ters lojistik nasıl yönetilir?

Kargo işi teslimatla bitmez. Müşteri iade talebi açtığında iade kargosunun hangi firmayla ve hangi kodla geleceği, ürün depoya ulaştığında stoğa geri eklenip eklenmeyeceği ve iade kargo bedelinin kimden kesileceği ayrı ayrı yönetilmesi gereken sorulardır. Bazı kanallarda siparişi kendi anlaşmanızla göndermiş olsanız bile iade kargosu kanalın anlaşmasıyla işleyebilir; bu kuralı her kanalın satıcı panelinden teyit edin.

eticaretcim panelinde bütün kanallardan gelen iade ve talepler tek bir kutuda toplanır; her kanalın satıcı panelini ayrı ayrı açmadan bekleyen iadeleri görürsünüz. İade kargo bedelinin doğru kesilip kesilmediğini de yukarıdaki kesinti kontrolüyle birlikte izleyebilirsiniz.

• İade gelen ürünü sağlam ise stoğa, hasarlı ise ayrı bir listeye alın.
• Değişim taleplerinde yeni gönderiyi ayrı sipariş gibi takip edin, eski takip numarasının üzerine yazmayın.
• Kapıdan dönen (teslim edilemeyen) gönderileri iadeden ayrı izleyin; sebebi çoğu zaman eksik adres ya da ulaşılamayan telefondur.

Kargo entegrasyonu nasıl kurulur, nelere dikkat edilir?

Kurulum, kargo firmasından alacağınız müşteri numarası ve API bilgileriyle başlar. Bu bilgileri firmanın kurumsal müşteri temsilcisinden ya da şubenizden istersiniz; şifrenizi değil, entegrasyon için verilen anahtarı panele girersiniz. Ardından birincil kargo firmanızı seçer ve bir test siparişiyle etiketin ve takip numarasının doğru gittiğini kontrol edersiniz. Panelde tanımlı firmaların listesine entegrasyonlar sayfasından bakabilirsiniz.

Kargo entegrasyonunu canlıya almadan önce kontrol listesi

• Gönderici adresi kargo sözleşmenizdeki adresle birebir aynı mı?
• Her kanal için hangi gönderim modelinin geçerli olduğu belirlendi mi?
• Etiket yazıcınızın kâğıt boyutu basılan etiketle uyumlu mu?
• Bölünen paket ve kısmi gönderim senaryosu bir test siparişinde denendi mi?
• Takip numarası kanala gittikten sonra siparişin kanal tarafındaki durumu kontrol edildi mi?

Etiket, barkod ve takip numarasında sık yapılan hatalar

En yaygın hata, etiketi basıp koliyi bekletmektir: takip numarası kanala gitmiş ama kargo teslim alınmamış olduğundan sipariş günlerce yolda görünür. İkincisi, aynı siparişe iki ayrı firmadan barkod alınmasıdır; biri iptal edilmezse karışık hareketler oluşur. Üçüncüsü, toplu etiket basımında sıralamanın koli sırasıyla eşleşmemesidir. Etiketleri sipariş numarasına göre sıralamak ve koli üzerine sipariş numarasını da basmak bu hatayı büyük ölçüde önler.

Kargo entegrasyonu hangi pakette var, kaç kargo firması bağlanır?

Panelde 57 kargo ve lojistik firması tanımlıdır; bunların bir kısmı beta aşamasındadır. Kaç firmayı aynı anda bağlayabileceğiniz paketinize göre değişir. Başlangıç paketinde kargo entegrasyonu yoktur; takip numarasını elle girersiniz. Büyüme paketinde 1, Profesyonel pakette 2, Kurumsal pakette 5 kargo firması bağlanabilir; Enterprise pakette sınır yoktur. Güncel paket ayrıntıları fiyatlar sayfasındadır.

• Tek kanalda, günde birkaç siparişle başlıyorsanız takip numarasını elle girmek bir süre yeterli olabilir.
• Birden fazla kanal ve kendi kargo sözleşmeniz varsa tek firmayı bağlamak etiket ve takip işini otomatikleştirir.
• Bölgeye ya da ürün boyutuna göre farklı firma kullanıyorsanız iki veya daha fazla firma bağlamak mantıklıdır.

Kurulumu kendiniz yapabilir ya da isterseniz birlikte yapabiliriz. Kendi kargo sözleşmenizin panelde nasıl görüneceğini merak ediyorsanız 15 dakikalık demo görüşmesi için bize yazın; 3 günlük ücretsiz denemede bağlantıyı kendi siparişlerinizle de deneyebilirsiniz.